Fagdag for kontrollutvalsleiarar 2025
Kontrollutvalssekretariata i Møre og Romsdal samla kontrollutvalsleiarane til treningsdag på Vestnes 25. august, med Marit Gilleberg som trener gjennom dagen.
Gilleberg har vore leiar i kontrollutvalet i Tolga i 12 år, og opplevde i løpet av den perioden at kommunen hadde ei særleg krevjande sak. Før det var ho ordførar i 8 år, og er no kommunedirektør i Os kommune.
Programmet for dagen omhandla møteleiing, samspel med dei omliggande aktørane og forholdet til media.
Forventningane til dagen gjekk på å få innspel til korleis skape engasjement i utvala, betre forståing for kva saker som høyrer til i kontrollutvalet og kva saker som ikkje høyrer heime der.
Det vart innleia med at det er viktig å huske på at kontrollutvalet ikkje skal overprøve politiske prioriteringar - men fastsette eige budsjett, sørge for at der er tilfredsstillande revisjon og rapportere om forvaltningsrevisjonar/eigarskapskontrollar; om resultat og oppfølging.
Om møteleiing
Første bolk var knytt til rolle, og etter gruppearbeid og runde rundt i rommet var der ei oppsummering på korleis utvalsleiarane vurderer eiga rolle og kva rutinar som er viktige; følge sakliste, halde på formalitetane, sikre at alle kjem til ordet og sikre god samhandling med kommunedirektør og politisk leiing.
Kontrollutvalet har ei sentral oppgåve i kommunens organisering. Den viktigaste rolla er å føre kontroll med administrasjonen og sørgje for at kommunestyret får den informasjonen dei treng for å ta gode avgjerder.
Møteleiar har ei nøkkelrolle i arbeidet. Ein viktig del av oppgåva er å løfte kontrollutvalet opp på dagsorden i kommunestyret og bidra til at utvalet vert sett og høyrt.
Gode rutinar for leiing av møta
For at møta i kontrollutvalet skal vere effektive og meiningsfulle, er gode rutinar avgjerande.
Møteleiar må vere godt førebudd på sakspapira og halde seg til den fastsette saklista.
Det er viktig å sørgje for at debatten held seg til temaet og at alle medlemmar får høve til å kome til orde.
Saker som vert tekne opp i møtet, skal handsamast i tråd med gjeldande rutinar.
Samtidig bør det vere rom for ein viss fleksibilitet. Det gjer det meir meiningsfullt å vere medlem, og opnar for diskusjonar som kan styrkje utvalet sitt samhald og arbeid.
Eit felles ansvar
Kontrollutvalet er på sitt beste når både møteleiar og medlemmar tek aktivt del i diskusjonane. Med gode rutinar, open dialog og tydeleg leiing kan utvalet fylle si viktige rolle i kommunen – å vere eit reiskap for kontroll, innsyn og å spele kommunen betre.
Kontrollutvalet – både vaktbikkje og samarbeidspartnar
Etter lunsj hadde Gilleberg ein gjennomgang av korleis ho som kommunedirektør arbeider med internkontroll. Og gjennom å synleggjere korleis kommunen arbeider systematisk, kan ho best mogleg svare ut spørsmål frå kontrollutvalet.
Kontrollutvalet har ei viktig rolle i kommunen: dei skal passe på at kommunestyret har oversikt, og at kommunen blir styrt på ein god og ryddig måte. Samstundes skal utvalet bidra konstruktivt når nye løysingar skal utviklast.
Korleis få betre kontakt med kommunestyret?
For at kontrollutvalet sitt arbeid skal bli synleg, er det viktig at møtereferata (protokollane) raskt blir sende vidare til kommunestyret. Når dei vert tatt inn som referatsak, blir det tydeleg for alle kva kontrollutvalet jobbar med.
Eit anna spørsmål er kven som bør presentere resultatet av ei forvaltningsrevisjon – revisor eller leiaren av utvalet. Her kan ein vurdere frå sak til sak, avhengig av historikk og kva som er mest føremålstenleg.
God kontakt med ordføraren er avgjerande. Kommunestyret må vite at kontrollutvalet er deira verktøy, og i enkelte tilfelle kan det vere meir korrekt å bestille arbeid frå kontrollutvalet enn frå kommunedirektøren.
Kritisk – men konstruktiv
Kontrollutvalet skal vere kritisk når det trengst, men samtidig bidra til å spele kommunen betre. Det betyr å løfte blikket: Enkeltsaker kan avsløre problem, men utvalet skal halde blikket på systemnivået.
Det er ei krevjande balansegang. Klar tale er nødvendig om det gjeld alvorlege forhold, men kommunikasjonen bør samstundes vere ryddig og nøktern.
Eit anna mål blant leiarane i salen er å løyse saker på lågast mogleg nivå. Då unngår ein at kommunen sitt omdømme blir unødvendig svekka, samtidig som utvalet bidreg til å ta tak i utfordringane.
Til beste for innbyggjarane
Gjennom openheit, klare rutinar og god dialog kan kontrollutvalet fylle si dobbeltrolle: å vere både ein vaktbikkje som peikar på feil, og ein samarbeidspartnar som bidreg til betre styring. På den måten er dei med på å sikre at kommunen vert styrt til beste for alle innbyggjar.
Møte med media
Kontrollutvalet har opne møter, og skal bidra til opa forvaltning. Media vil ha ei særleg interesse i arbeidet til utvalet, i saker det er kritikk eller gransking.
Utvalet bør ha reflektert over mediehandtering, særleg leiar. Det skal vere faktabasert og nøkternt, leiar uttaler seg på vegne av utvalet. Det er viktig å unngå politisering eller førehandskonklusjonar. Kontrollutvalet sin legitimitet avhenger av tillit og truverd.
Gilleberg snakka om si erfaring frå då ho var leiar kontrollutvalet i Tolga kommune, og stod midt i ei svært tung sak. Tolga-saken handla om grov feilregistrering og mangelfull rettssikkerheit for personar med utviklingshemming/diagnosar, og førte til nasjonale endringar i lovverk og praksis.
Med denne historia som bakteppe oppsummerte ho nokre gode råd for korleis handterande krevjande saker:
Huskereglar for handtering av media
· Kva er saka si kjerne, definer dette
· Ver godt forberedt
· Hald roa i krevjande situasjonar (be om å få litt tid på å svare, evt. ringe tilbake)
· Definer kva som er kontrollutvalet si rolle
· Hald stå kurs (stå ved dei hovudpunkta du har definert på saka og rolle)
Det kan vere avgjerande at media faktisk får svar på førespurnad til kommunen, om ikkje kan journalistar starte med å granske saka sjølv.
Ein refleksjon frå salen var at ein god huskeregel er at «ein treng ikkje å seie alt som er sant, men det som ein seier må vere sant». Ein skal aldri gå inn på eiga meining, men halde seg til fakta i saka. Det er utelukkande i forbindelse med møte i kontrollutvalet, og dei sakene som står på saklista – at kontrollutvalet har ei eventuell rolle ut mot media. Og det er viktig å ha med seg styringslinjene: kontrollutvalet rapporterer kommunestyret.
Det kan vere freistande av ein journalist å utfordre ordførar på om «denne saka er noko for kontrollutvalet», og erfaringar frå salen viste at kontrollutvalet har vore henta fram som «kort» i politisk krevjande saker. Det er viktig å hugse på at kontrollutvalet har ingen blålysfunksjon:
Kontrollutvalet er ikkje eit akuttutval, men arbeider systematisk og planmessig med revisjonar og kontrollar. Andre saker må prioriterast basert på ressursar, risiko- og vesentlegheit – ikkje akuttpreg.
Mandatet til kontrollutvalet er avgrensa, kan ikkje overprøve politiske prioriteringar eller drive enkeltsakshandsaming. Og er ingen klageinstans.
Arbeidet er førebyggande og læringsorientert, undersøkingar av system, rutinar og forvaltning er med omsyn til læring og forbetring, ikkje for å sløkke brannar.
Ein liten leveregel for kontrollutvala er at arbeidet er som ein helsesjekk, ikkje ambulanse.
Fagdagen var eit samarbeid mellom sekretariata:
Vest kontroll - Sunnmøre kontrollutvalssekretariat - Romsdal kontrollutvalgssekretariat - Møre og Romsdal fylkeskommune (v/Vestland fylkeskommune som sekretariat) og Nordmøre kontrollutvalssekretariat