Personvernerklæring for Vest kontroll
Denne personvernerklæringa handlar om korleis Vest kontroll kommunalt oppgåvefellesskap tek imot og brukar informasjon om personar som kan bli identifisert i våre arkiv og datalagre.
Vest kontroll vil i forbindelse med vår verksemd behandle personopplysningar. Vår behandling som behandlingsansvarleg av personopplysningar er basert på den verksemda vi driv og føremålet med vår verksemd.
Om du har spørsmål eller ønsker å vite meir om vår behandling av personopplysningar, så kan du kontakte oss – sje kontaktopplysningar under.
Ansvarlig for behandling av personopplysninger
Vest kontroll v/daglig leder er behandlingsansvarleg for Vest kontroll si behandling av personopplysningar.
Kontaktopplysninger:
Vest kontroll KO, post@vestkontroll.no
Dagleg leiar: Ane Malene Søvik Nygård, ane@vestkontroll.no
Personvernombud: Torbjørn Brandt, torbjorn.brandt@konsek.no
2. Generelt om vår behandling av personopplysningar
Vest kontroll KO samlar inn og brukar personopplysningar til ulike føremål avhengig av kven du er og korleis vi kjem i kontakt med deg. All behandling av personopplysningar skjer i overensstemmelse med dei til ei kvar tid tid gjeldande personvernreglar, herunder personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).
Med «personopplysningar» meinast alle opplysningar som kan knytast til ein fysisk person.
Med «behandling» meinast alt som vert føreteke med personopplysningar, som innsamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, tilpasning eller endring, gjenfinning, konsultering, bruk, utlevering ved overføring, spreiing eller alle andre former for tilgjengeleggjering, samanstilling eller samkøyring, avgrensing, sletting eller tilintetgjering.
3. Når behandlar Vest kontroll personopplysninger?
For å utføre vårt oppdrag som kontrollutvalgssekretariat for ei rekke kommunar, er det naudsynt å behandle personopplysningar i enkelte samanhengar. I all hovudsak behandlar vi dine personopplysningar på bakgrunn av ei eller fleire av følgande årsaker:
Du er medlem/varamedlem av kontrollutvalet i ei av kommunane vi leverer tenester til
Du er medlem/varamedlem av representantskapet i Vest kontroll kommunalt oppgåvefellesskap
Du er medlem/varamedlem av styret i Vest kontroll
Du er revisor for e av kommunane vi leverer tenester til
Du har ei sentral stilling i ei av kommunane vi leverer tenester til (t.d. kommunedirektør, ordførar, kommunalsjef, einingslivar, politisk sekretær osv.)
Du har sendt inn enn henvendelse/e-post til kontrollutvalet/sekretariatet
Du har meldt deg på eit kurs eller anna type arrangement i vår regi
Du har bedt om innsyn etter offentlighetsloven
Du har søkt jobb hos oss
Vi kan også få opplysningar om deg indirekte for eksempel av følgande årsaker:
Ein henvendelse til kontrollutvalet inneheld opplysningar om deg.
Vi mottek opplysningar om deg frå eit anna offentleg myndighetsorgan.
Ein tilsett har oppført deg som nærmaste pårørande.
Ein jobbsøkar har oppført deg som referanse.
Alle personopplysningar som blir behandla av oss som ein følge av dei nemnde døma på årsaker, skal bli behandla i tråd med personopplysningsloven.
4. Behandlingsgrunnlag
a) Rettslege forpliktingar
I ulike samanhengar må Vest kontroll KO behandle personopplysningar for å oppfylle ein rettsleg plikt som verksemda er pålagt.
Vest kontroll KO leverer sekretariatstenester til kontrollutvala i ei rekke kommunar i tråd med kommuneloven § 23-7 og forskrift om kontrollutval og revisjon § 7. I den forbindelse behandlar vi personopplysningar for føremål knytta til blant annet saksutredning, møteavvikling og utsending av innkallingar og protokoller i forbindelse med kontrollutvalet si verksemd. Vest kontroll KO behandlar også personopplysningar i forbindelse med styret si verksemd og representantskapet i Vest kontroll KO.
Vi brukar oss i stor grad e-post for å utføre våre arbeidsoppgåver. E-poster vil bli slettet når den ikkje lenger er nødvendig for vår daglege oppgåveløysing.
Vest kontroll KO er på vegne av kontrollutvala også blant annet plita til å føre postjournal etter offentlighetsloven § 10. All korrespondanse i forbindelse med saksbehandling blir journalført. Hovudregelen etter offentlighetsloven § 3 er at forvaltningsorgan sine saksdokument, journalar og liknande register er offentleg tilgjengelege. Det betyr at alle kan gjere seg kjent med blant annet innhaldet i den korrespondansen vi har journalført. Dette med mindre at dokumenta skal bli unnateke ooffentlegheit, for eksempel på grunn av teieplikt.
Etter arkivloven § 6 har kontrollutvalget v/Vest kontroll KO, som eit offentleg organ, arkivplikt. Det inneberer at bl.a. at saksdokumenta vert lagra i eit arkiv på ubestemt tid. Alle dokument som er journalført vert overført til Arkivverket i tråd med arkivloven § 10 etter ei gitt tid.
Andre rettslege plikter som føreset behandling av personopplysningar kejm fram blant anna av regnskapsloven og skatteloven.
Behandlingsgrunnlaget er heimpla i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c), som tillet behandling av personopplysningar når behandlinga er naudsynt for å oppfylle ei rettsleg plikt. Dersom opplysningane inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, for eksempel opplysningar om politisk oppfatning, er behandlinga heimla i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 g).
I enkelte tilfelle sender Vest kontroll KO ut spørjeundersøkingar knytt til kontrollutvalsarbeidet. Formålet er å samle erfaringar frå kontrollutvalsarbeidet for å bidra til forbetring. Det er vår vurdering at føremålet er foreinleg med vår rettslege plikt til å levere gode sekretariatstenester jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 4. Dersom spørjeundersøkingane ikkje kan bli svara på anonymt vil Vest kontroll KO be om samtykke til å lagre opplysningane. Behandlingsgrunnlaget vil da være personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a).
b) Behandling av personopplysningar i andre samanhengar
Vest kontroll KO behandler også personopplysningar i andre samanhengar som for eksempel når vi arrangerer kurs for medlemmene av kontrollutvala og andre aktuelle målgrupper i den kommunale forvaltninga. Ved påmelding til eit arrangement vil vi be om opplysningar slik som namn, e-post og kva kommune/kontrollutval de representerer. Vi vil også be om informasjon om evt. allergiar. Føremålet er å gi informasjon til deltakarane, administrere og tilrettelegging av arrangement og utarbeide deltakarlister til deltakarane. Opplysningane vert sletta seinast 1 år etter arrangementet er avslutta.
Behandlingsgrunnlaget er heimla i personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f) som tillèt oss å behandle opplysningar som er naudsybt for å i vareta ei berettiga interesse som veg tyngre enn omsynet til den enkelte sitt personvern. De berettiga interessene er å avvikle arrangement på ein god måte.
Dersom opplysningane inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, for eksempel opplysningar om matallergiar, er behandlinga heimla i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 a).
Vest kontroll KO vil også ha behov for å behandle personopplysningar om jobbsøkjarar for å vurdere søknaden. Tilsettingsprosessen inneberer behandling av dei opplysningane søkjaren gir til oss gjennom dokumenta som blir sendt til oss, blant annet søknad, CV, vitnemål og attester. I tillegg til eventuelle intervju, kan Vest kontroll KO også gjennomføre eigne undersøkingar, typisk samtaler med jobbsøkjaren sine referansar.
For å vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringe referansar er behandlingsgrunnlaget personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Denne avgjersla tillet oss å behandle personopplysningar når det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkjar si anmodning før ein avtale vert inngått. Ved å søke på stillinga og oversende dokumenter anser vi at jobbsøkjaren ber oss vurdere innsendt dokumentasjon, gjennomføre intervju og ringe referansar med sikte på å inngå ein arbeidsavtale.
Søknad og CV slettes innan 6 mnd etter søknadsfrist. Søkjarlister og innstillingar, samt stillingssøknader på leiarnivå, vert overført til saks- og arkivsystemet vårt og i vareteke og oppbevart i tråd med arkivlovgivningen (sjå ovanfor om arkiv- og offentlighetslovgivning).
Personalopplysningar om tilsette, er naudsynt for å oppfylle arbeidsavtalen. Behandlingsgrunnlaget er her personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b. Dersom opplysningane inneheld særlege kategoriar av personopplysningar, for eksempel opplysningar om fagforeningsmedlemskap, er behandlinga heimla i personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b).
c) Dine rettar når vi behandlar personopplysningar om deg
Du kan utøve dine rettar ved å sende oss e-post til post@vestkontroll.no eller brev til:
Vest kontroll KO
Postboks 97
6139 Fiskå
Du kan også kontakte vårt personvernombod.
Du har krav på svar utan ugrunna opphald, og seinast innan ein månad.
Innsyn i eigne opplysningar
Du kan be om ein kopi av alle opplysningar vi behandlar om deg, så langt ikkje teieplikta er til hinder for dette. For å sikre at personopplysningar vert utlevert til rett person, må begjæring om innsyn skje på ein måte som gjer at din identitet blir stadfesta.
Korrigering av personopplysningar
Du kan be oss rette eller supplere opplysningar som er feilaktige eller misvisande.
Sletting av personopplysningar
I gitte situasjonar kan du be oss slette opplysningar om deg sjølv. Vi vil så langt som mogleg imøtekomme ei slik førespurnad. Vi kan ikkje slette personopplysningar dersom det er tungtvegande grunnar for ikkje å slette, for eksempel i form av arkivplikt. Kravet ditt vil bli behandla innan 30 dagar.
Dataportabilitet
I nokon tilfelle vil du kunne ha høve til å få utlevert personopplysningar du har oppgitt til oss for å få disse overført i eit maskinlesbart format til eit anna føretak. Dersom det er teknisk mogleg vil det i enkelte tilfelle vere høve til å få desse overført direkte til det andre føretaket.
Klage til tilsynsmynde
Dersom du ikkje er eining i måten vi behandlar dine personopplysningar på, kan du sende inn e klage til Datatilsynet. www.datatilsynet.no
Rettleiing om personvernreglene
Datatilsynet gir rettleiing om regelverket: www.datatilsynet.no